Etik Kurallarımız ve Değerler
Etik Kurallarımız ve Değerlerimiz
İŞ ETİĞİ KURALLARI
1.Yasal Sorumluluklarımız
Erciyes Anadolu Holding olarak yurt içi ve yurt dışı tüm faaliyetlerimizi yerine getirirken yasalar ve uluslararası hukuk kuralları çerçevesinde hareket eder, tüm kamu kurum ve kuruluşlar ile iş birliği içerisinde çalışır ve bu doğrultuda bizden talep edilen her türlü bilgi, belge, doküman ve bildirimleri doğru zamanında ve anlaşılabilir olarak sunarız.
Mali mevzuat başta olmak üzere şirketlerimizin faaliyetleriyle ilgili tüm mevzuatın kural ve gerekliliklerine uyulması konusunda hassasiyet gösterir, iş birliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişi ve kurumlardan da bunu bekleriz. Kamu görevlileriyle yaptığımız işlerde ve iletişimde daima dürüst olur, onların kararlarını hediye, yardım veya etik olmayan başka tekliflerle etkilemeye çalışmayız.
Faaliyetlerimizi gerçekleştirirken her türlü kamu kurum ve kuruluşu ile devletin yasal organlarına ve tüm siyasi partilere hiçbir menfaat gözetmeksizin eşit mesafede dururuz.
Olay: Şirket faaliyetlerimizle ilgili önemli evrakları onaylayan üst düzey bir kamu görevlisinin üniversiteden yeni mezun olan kızına iş aradığını biliyorum. Bu kamu görevlisiyle ilişkilerimizi daha da geliştirmek adına kızının şirketimizde işe girmesiyle ilgili yardımcı olmayı teklif edebilir miyim?
Davranış: Yasal kayıtların tutulmasıyla ilgili temel ilkemiz işlemlerimizin açık, şeffaf ve hukuk kuralları çerçevesinde olmasıdır. Tüm işlemlerimiz hukuk kuralları içerisinde gerçekleştiğinden kamu görevlileriyle özel (informal) ilişkiler geliştirmemiz veya benzer tekliflerle mevcut insan kaynakları politikamıza aykırı bir süreç izlememiz uygun değildir. Bu kamu görevlisinin kızının işe başvuru yapması durumunda diğer iş başvurusu yapan adaylarla aynı çerçevede değerlendirmesi yapılacaktır.
2.Müşterilere Karşı Sorumluluklarımız
Erciyes Anadolu Holding olarak iş yaptığımız ve faaliyette bulunduğumuz tüm sahalarda öncelikli hedefimiz müşteri beklentilerini en üst düzeyde karşılamaktır. Bu noktadan hareketle müşterilerimizin ihtiyaçlarını en doğru şekilde öngörerek onların yaşam kalitelerini artıracak yeni ürünler geliştirmek için sürekli çalışırız. Müşteri memnuniyeti ve müşterilerden gelen her türlü geri bildirimi dikkate alarak sürekli kendimizi yenileriz.Müşteri odaklı çalışma anlayışımız ile müşterilerin tüm ihtiyaç, talep ve beklentilerine en kısa sürede yanıt bulan ve ortaya çıkacak problemleri en kısa sürede gidermeye odaklanan bir anlayışla çalışırız.
Erciyes Anadolu Holding olarak tüm çalışma kollarıyla sunduğumuz hizmeti; zamanında ve söz verdiğimiz koşullarda sunmak ana prensibimizdir. Hem iç hem de nihai müşterilerimize karşı öncelikle saygı ve nezaket kuralları çerçevesinde hitap eder, şeffaf ve dürüst bir yaklaşım sergileriz.
Olay: Görevim gereği, sürekli müşterilerle iletişim halindeyim. Bazen müşterilerimizin ürünlerimizle ilgili anlamsız ve kabul edilemez eleştirilerine maruz kalıyorum. Böyle durumlarda hem eleştirilere cevap vermek hem de firma ve marka imajımızı korumak adına müşterilerle zaman zaman tartışmaya varan diyaloglar oluyor. Bu tarz sonu tartışmayla noktalanan diyaloglarda ne yapmalıyım?
Davranış: Kurum kültürümüz gereği hem iç hem de nihai müşterilerimizin memnuniyeti ve onlardan gelen olumlu veya olumsuz geri bildirimler gelişimimiz açısından çok önemlidir. Bu tip konularda, aslında müşterinin haklı ya da haksız olduğunu ilk etapta anlayamayabiliriz. Ürünlerimizle ilgili herhangi bir sorun olmasa bile müşteri eleştirilerini sabır ve olgunluk içerisinde dinleyerek onları ikna etmemiz gerekir. Müşterimize eleman eksikliği ya da iş yoğunluğu nedeniyle kısa sürede yardımcı olamadığımızı anlatmaya çalışmak yerine hemen çözüm üretmek için çaba sarf etmeliyiz.
3.Çalışanlarımıza Karşı Sorumluluklarımız
Erciyes Anadolu Holding temel yapı taşlarını çalışanlarımız oluşturmaktadır. Bu nedenle çalışanlarımıza en önemli kaynağımız olarak değer verir ve onların iyi şartlarda, uyum içerisinde, işlerinden memnun ve işi benimseyerek çalışmalarını sağlayacak bir anlayış ile hareket ederiz. İşe alım aşamasından kariyer ve ücret uygulamalarına kadar tüm süreçlerde dil, din, etnik köken ve cinsiyet gibi özelliklerinden dolayı hiçbir çalışana karşı ayrım yapmayız.
Çalışanlarımızın yasalar ve sözleşmeden doğan haklarını tam ve eksiksiz olarak kullanmasını sağlar; kişisel ve mesleki gelişimlerini destekleyerek ihtiyaç duydukları eğitimleri veririz.
Çalışanlarımıza birer birey olarak değer verir, kişisel bilgilerini gizli tutar ve bu bilgileri sadece yasaların gerektirdiği çerçevede kullanırız.
İşyerlerimizde, çalışanlarımızı fiziksel ve ruhsal olarak etkileyebilecek tüm tehlikeleri ortadan kaldırmaya çalışarak onlar için güvenli ve sağlıklı bir iş ortamı oluşturmayı amaçlarız.
Olay: Departman arkadaşlarımızdan birisi yöneticimizin aile dostu olması nedeniyle departmanımız ile ilgili eğitim ve toplantı gibi kişisel gelişimi sağlayacak aktivitelerde sürekli ön planda tutulmaktadır. Bu durum gerek benim gerekse diğer ekip arkadaşlarımın motivasyonunu bozmakta, iş verimliliğimizi düşürmekte ve kariyer hedeflerimiz noktasında bizleri rahatsız etmektedir. Bu durum karşısında neler yapabiliriz?
Davranış: İnsan kaynakları politikamız gereği tüm çalışanlarımıza yönelik yapılan kişisel ve mesleki eğitimler ve kariyer gelişim programları kapsamındaki her türlü faaliyetlerimizde tüm çalışanlarımıza eşit fırsatlar sunar, çalışanlarımızın kariyer planlarını ve eğitim ihtiyaçlarını göstermiş oldukları performanslara göre belirleriz. Politikamız gereği çalışanlarımıza karşı dil, din, etnik köken, cinsiyet ve benzeri özel ilişkiler nedeniyle ayrımcılık yapılmasına asla müsaade etmeyiz. Konuyu iki üst yöneticiniz ve İnsan Kaynakları Yöneticisi ile paylaşmanızı öneririz.
4.Rakiplerimize Karşı Sorumluluklarımız
İş hayatında serbest piyasanın gerekliliğine inanır, fiyat belirleme, alım-satım koşulları, indirimler ve müşteri seçme gibi tüm faaliyetlerimizde rekabetçi yapının korunmasına yönelik hareket ederiz. Etik kurallar dahilinde yasalara uyumlu şekilde rekabet eder, haksız rekabetten kaçınırız. Rakiplerimiz hakkında gizli bilgileri öğrenmeye çalışmaz, tarafımıza yasal yollar dışında ulaşan bilgilere itibar etmez ve bu tür bilgileri kullanmayız. Rakiplerimiz hakkında küçük düşürücü, itibarlarını zedeleyici hiçbir açıklama ve eylemde bulunmayız. Onların telif haklarına saygı duyarız. Rakiplerimizden de aynı şekilde davranmalarını bekleriz.
Reklam Etiği başta olmak üzere ürün, hizmet, tanıtım gibi her türlü pazarlama faaliyetlerimizde; yasal düzenlemelere ve genel ahlaka uygun, dürüst ve gerçekçi davranır, Erciyes Anadolu Holding isminin ve markalarımızın saygınlığına zarar verecek her türlü hareketten; duyuru, ilan ve reklamlarımızda rakiplerimizi ya da rakiplerimizin ürünlerini kötüleyici nitelikteki ifade ya da ibarelere yer vermekten kaçınırız.
Olay: Aynı sektördeki rakip firma için çalışan reklam ajansı bir görüşme talebinde bulundu. Görüşmede, firmanın yeni çalışmaları, ürünleri ve pazarlama iletişimi hakkında geniş bilgi sahibi olduklarını; birlikte çalışmamız halinde, bu bilgileri bizimle paylaşmak istediklerini söylediler. Biz de düşünmek için süre istedik. Ne cevap vermeliyiz?
Davranış: Firmaya ait sır niteliğindeki bilgilerin, çalışanlarca ya da üçüncü şahıslar tarafından karşılıklı veya karşılıksız bir şekilde rakip firmalara verilerek haksız rekabet ortamı yaratılması ne hukuka ne de etik değerlere uygun değildir. Ayrıca açık veya zımni bir şekilde böyle bir teklifte bulunan birisi ticari teamül ve iş ahlakı gibi erdemlere sahip olmadığından bu firma topluluğumuzun tedarikçi kriterlemize de uygun değildir.
5.İçinde Yaşadığımız Topluma ve İnsanlığa Karşı Sorumluluklarımız
İnsan haklarına ve farklı toplumların değerlerine saygı duyarak çalışır, gerek Türkiye’de ve gerekse diğer ülkelerdeki faaliyetlerimizde toplumun genel kabul görmüş yaşam tarzı, dünya görüşü ve geleneklerine aykırı düşmemeye özen gösteririz.
Sürekli rekabet içindeki iş dünyasında ortak bir kalkınma kültürü oluşturmak üzere evrensel ilkeler öneren yenilikçi bir kurumsal sorumluluk yaklaşımı olan “ Küresel İlkeler Sözleşmesi” bazı firmalarımız tarafında da imzalanmıştır ve temel evrensel ilkeler uygulanmaktadır.
İş yaptığımız toplumlarda bu toplumların eğitim, kültür, ekonomi ve sosyal esenliğini artırmak için çalışır, çocuk işçilerin yasa dışı çalıştırılması, istismarı, işçilere karşı kötü söz ve muamele, istem dışı çalıştırma ve benzeri her türlü insan haklarına aykırı tutum ve davranıştan kaçınır, bütün tedarikçi ve iş ortaklarımızın da bu hususlara uygun davranmasını bekler, bu konuda gerekli hassasiyeti taşımadığını öğrendiğimiz kişi ve kurumlarla ticari ilişkimizi sonlandırırız.
Reklamlarımızda cinsel istismar, şiddet gibi toplumun temel değerlerine aykırı unsurlara yer vermeyiz ve toplumu olumsuz alışkanlıklara sevk edebilecek her türlü simge, ifade veya imadan kaçınırız. Herhangi bir siyasi görüşü, dini, dili, etnik grubu aşağılayıcı reklam yapmayız.
Olay: Satın alma departmanında görev yapıyorum. Yan sanayii alanında faaliyet gösteren bir tedarikçimizin atölyesine yaptığım ziyarette küçük yaşta çalışanlar olduğuna ve işçilerin kendi aralarındaki konuşmalarında sigortasız çalıştıklarını ifade ettiklerine şahit oldum. Ne yapmalıyım?
Davranış: Gerek Uluslararası Çalışma Örgütü gerekse Türk İş Hukuku mevzuatı ağır ve tehlikeli sayılan işyerlerinde çocukların işçi olarak çalıştırılmasını yasa dışı kabul etmektedir. Ayrıca sigortasız işçi çalıştırmak da toplumun değerlerine ve emeğe saygısızlıkla birlikte yasa dışı bir uygulamadır. Durumu zaman kaybetmeksizin yöneticinize haber vermelisiniz.
Olay: Şirketlerimizde sivil toplum kuruluşlarından gelen talepler doğrultusunda birçok vakıf ve derneğe yardımlar yapıyoruz. Ben de bu yardımların yapıldığı departmanda görevliyim. Yöneticim yardım talep eden kuruluşlarla ilgili ön değerlendirmeyi kendi kişisel yaklaşımları ve dünya görüşü doğrultusunda yaparak bazı talepleri yanıtsız bırakıyor. Ne yapmalıyım?
Davranış: Erciyes Anadolu Holding insanlığın evrensel değerleri ile örtüşen her türlü kurum ve kuruluşa din, dil, ırk ya da siyasi görüş ayrımı yapmaksızın eşit mesafede yaklaşmaktadır. Bu sebeple yöneticinizin gelen talepleri objektif kriterlerle değerlendirip yardımı onaylayacak kurula sunması gerekmektedir. Durumu Etik Kurul’a ya da bir üst yöneticinize bildirmelisiniz.
6.“Erciyes Anadolu Holding” Adına Karşı Sorumluluklarımız
“Erciyes Anadolu Holding” adı ve markaları 60 yılı aşkın birikimin ortaya koyduğu değerler bütününü simgelemektedir. Erciyes Anadolu Holding ’in her bir çalışanı davranışlarıyla kendi şahsı ile birlikte aslında bu değerler bütününü de temsil etmektedir.
Erciyes Anadolu Holding çalışanları şirketi temsil sırasında standart kurum dokümanlarını kullanmaya, üçüncü kişi ve kurumlarla ilişkilerinde standart bilgilendirmeleri yapmaya gayret ederler. Yorum ve spekülasyonlara yol açacak konuşmalardan şirketin ve verdiği hizmetlerin aleyhine olabilecek doğrudan ve dolaylı ifadeleri kullanmaktan kaçınırlar.
Tüm çalışanlarımız, dinleyenlerce kurumu temsilen konuşulduğu izleniminin doğabileceği sosyal medya ve kamuya açık ortamlarda, kendi kişisel görüşlerini yansıtmaktan kaçınır sadece kurumun görüşlerini dile getirirler.
Erciyes Anadolu Holding adının temsili konusunda yukarda belirtilen genel ilkelere ilave olarak bazı özellik arz eden durumlar aşağıdaki şekilde belirtilebilir.
Çalışanlarımız,
· İşe alım mülakatları, mevcut-potansiyel müşterilerle görüşmeler, telefon görüşmeleri, sunumlar, tedarikçiler / devlet daireleri / resmi makamlar ile ilişkilerde ve Erciyes Anadolu Holding adına yapılan her türlü toplantı ve benzeri ortamlarda kurum imajını zedeleyecek tutum ve davranışlardan kaçınırlar.
· Verilen randevu tarih ve saatine sadık kalır, üçüncü kişilerle olan iletişimlerini profesyonelliğin gerektirdiği ve kurum imajını zedelemeyecek düzeyde tutarlar.
· Müşterilere ve üçüncü kişilere karşı kurumumuzu temsilin önemini bilirler ve giyim kuşam konusunda kıyafetlerini Kıyafet Prosedürü’ne uygun olarak abartıdan uzak, iş disiplini ve ciddiyeti doğrultusunda tercih ederler.
· Erciyes Anadolu Holding, markaları ve grup şirketlerinin logosunun yer alacağı her türlü dokümanın dağıtım ya da yayınlanmasında ilgili onayın alınması ve logonun yer alacağı doküman basımında kurumsal iletişim, reklam birimleri ve ilgili şirket yöneticileriyle koordineli bir şekilde çalışılması gerektiğini bilirler.
· Televizyon, radyo, gazete, dergi, yerel/ulusal ve ticari medya ve internet siteleri dâhil her türlü medya kuruluşundan gelen röportaj talepleri ve soruları doğru bir biçimde kaydeder (arayan kişinin adı, bağlı olduğu yayın kuruluşu, telefon numarası, konu vb.) ve kurumsal iletişim birimine aktarırlar.
· Kamuoyunda ya da sosyal medyada Erciyes Anadolu Holding adının herhangi bir politik-ideolojik birlikteliğe girdiği izlenimini verecek beyan ve davranışlarda bulunmazlar.
Olay: Ülkemizin önde gelen üniversitelerinden birinde bilgi ve tecrübelerimizi paylaşmak üzere bir konferansa iş arkadaşımla birlikte katıldım. Arkadaşım bu konferansın son bölümünde gelen soruları yanıtlarken -kendi görüşü olduğunu belirtmeksizin- şahsi düşünce ve değerlendirmelerini ifade etti. Arkadaşımın yanıtları Erciyes Anadolu Holding değerlerine çok uymadığı gibi kendi siyasi görüşünü de ön plana çıkartır nitelikteydi. Bu durumda nasıl bir tavır sergilemeliyim?
Davranış: Bu davranışın “Erciyes Anadolu Holding adının taşıdığı değerler açısından dinleyicilerde olumsuz bir algı oluşturacağını düşünüyor ve öngörüyor iseniz, doğrudan konuşma sırasında arkadaşınızı uygun bir şekilde ikaz edip bu beyanları yapmasına engel olmalısınız. Eğer arkadaşınız duyarsız kalıyorsa bu durumu üst yöneticiniz ile paylaşmalı ve bundan sonraki yapılacak organizasyonda mensubu olduğunuz kurumun değerlerine sahip çıkmak adına daha dikkatli ve kontrollü olunmasını sağlamalısınız.
Olay: Son günlerde sosyal medyada markamızla ilgili olumsuz birkaç yorum yer aldı. Arkadaşlarımdan birisi bu yorumlara, Erciyes Anadolu Holding çalışanı olduğunu da belirterek çok sert ve uygunsuz bir üslupla cevaplar verdi. Burada arkadaşımın üslubunu onaylamıyorum. Ama haksız eleştirilere karşı nasıl bir yol izlemeliyiz?
Davranış: Kurumumuzun, kamuoyuna ve özellikle medyaya karşı bütünsel bir tavır sergileyebilmesi açısından, çalışanların kendi irade ve olanakları ile demeçler vermesi sakıncalıdır. Medya kanalı ile yapacağımız iletişimlerimizi, kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler birimlerimiz yönetmelidir. Arkadaşımızın tepkisi, kendisi iyi niyetli dahi olsa “Erciyes Anadolu Holding” adına yakışmayan yanlış bir davranıştır. Doğru olan bireysel tepki vermek yerine, konuyu kurumsal iletişim birimimize iletmek olmalıdır.
7.Çevreye Karşı Sorumluluklarımız
Erciyes Anadolu Holding olarak çevreye karşı sorumlulukları yerine getirmenin aynı zamanda çalışanlara, topluma ve insanlığa karşı sorumlulukları yerine getirme anlamına geldiğini bilerek, tüm hizmet ve faaliyetlerimiz esnasında çevre bilinci ile hareket ederek, tesislerimizi çevre kirliliğine sebep olmayacak standartlarda çalıştırırız.
Erciyes Anadolu Holding olarak sürdürülebilir büyümeye odaklanarak, faaliyetlerimizin uzun vadeli olumsuz çevresel etkilerini en aza indirecek yol ve yöntemleri geliştirir ve uygularız. Tüm işletmelerimizin inşaat alt yapıları, ısınma, soğuma, elektrik ve su gibi tesisatları da dâhil olmak üzere tüm imalat süreçleri esnasında doğal kaynak tüketimini asgari seviyede tutarız.
İmalat aşamasından ürün teslimine kadar ki süreçte kullanılan malzemelerin çevreye en düşük seviyede zarar veren hammadde ve malzemelerden olmasını sağlarız. Evsel atık dışındaki atıkları da geri dönüşüm çemberine dâhil ederek doğaya verdiğimiz/vereceğimiz zararı en düşük seviyede tutarız.
Olay: Şirketimizin çalıştığı yan sanayi firmasından satın aldığımız kimyasal malzeme ile yaptığımız üretimden bir kaç gün sonra satın aldığımız kimyasal malzemenin son partisinin, çevre ve insan sağlığına zararlı olduğu anlaşıldı. Ancak, biz bu süre zarfında üretimimizi bu malzeme ile gerçekleştirdik ve ürünler satış noktalarına da ulaştı. Bu konuda ne yapmamız gerekir?
Davranış: Öncelikle, ürünlerimizin insan sağlığına zarar vermeyecek nitelikte olması hem yasaların hem de kurum kültürümüzün bir gereğidir. Bu ürünler mutlaka kalite kontrol departmanlarında yapılacak incelemelerde tespit edilmelidir. Durumu hem ilgili yöneticinize hem de ürünlerin kontrolünde hata yapan departmana bildirmelisiniz. Ayrıca satış noktalarındaki ürünler de maliyeti ne olursa olsun tüketiciye ulaşmadan önce mutlaka geri çekilmeli ve mümkünse yenilenmeli mümkün değilse imha edilmelidir.
Olay: Üretim tesisimizdeki filtre sisteminin bakım ve onarımından sorumlu teknik görevliyim. Birkaç hafta önce filtre sisteminin çok sıhhatli çalışmadığını gözlemlemiş ve gerekli onarımı yaparak arızayı gidermiştim. Şimdi bu arızanın yeniden ortaya çıktığını gözlemliyorum. Uzun yıllardır bu görevi yapan ve sistemi iyi tanıyan bir mühendisim. Şu anda bu filtreleme sistemi yasal gerekliliği yerine getirse bile, sistemin yenilenmemesi durumunda bu arızanın sık sık ortaya çıkabileceğini ve ilerde kısa süreli de olsa sistemin atık gazları filtrelemede yeterli olamayabileceğini düşünüyorum. Bunu şirketimizdeki ilgili yöneticilerle ile de paylaştım. Ancak bazı yöneticiler bunun maliyetli olduğunu filtre sisteminin yeniden onarılması ve bu şekilde çalışılmasının daha doğru olacağını düşünüyorlar. Bu konuda aramızda bir tartışma da çıktı. Bu işle ilgili uzman bir çalışan olarak sistemin değiştirilmesi talebimde ısrarcı olmalı mıyım?
Davranış: Erciyes Anadolu Holding olarak çevre konusunda büyük bir duyarlılık taşıyoruz. Üretim faaliyetlerimizin çevresel etkilerinin yasal gerekliliklerin de ötesinde bir hassasiyetle ele alınması gerekmektedir. Bu anlamda tüm faaliyetlerimizin sürdürülebilir büyüme kriterleri çerçevesinde yönetilmesi temel ilkemiz olmalıdır. Konuyu paylaştığınız yöneticiler bu hassasiyeti göstermiyorlarsa bu durumu hiç çekinmeksizin doğrudan Etik Kurul’a taşımalısınız. Etik Kurul sizin tespit ettiğiniz hususu başka bağımsız değerlendirmelerle de doğrulamak sureti ile gerekli tedbirlerin alınmasını ve gerekiyorsa sistemin yenilenmesini sağlayacaktır.
8. Bilgi Güvenliği ve Sosyal Medya
Erciyes Anadolu Holding'de bilgi; iş süreçlerinde üretilen, kullanılan, iletilen, arşivlenen veya yasal olarak şirkete aktarılan fiziksel veya sayısal ortamdaki veri, metin, resim, ses ve benzeri içeriklerin tümüdür, şeklinde tanımlanmıştır. Erciyes Anadolu Holding ve Grup Şirketlerimize ait stratejik bilgiler, organizasyonel bilgiler, ticari/teknik/ mali veriler, müşteri/bayi bilgileri, politika/prosedür/ yönetmelikler, ürün, hizmet bilgileri, çalışan kişisel bilgileri ve bunlarla kısıtlı olmamak kaydıyla diğer tüm bilgiler bu kapsamda değerlendirilir.
Erciyes Anadolu Holding'de işle ilgili ve kamuya açık olmayan her türlü bilgi, gizli bilgi statüsünde olup, mevcut görevin gereklilikleri haricinde bu bilgiler şirket dışında üçüncü şahıslarla paylaşılmaz. Şirket içerisinde ise şeffaflık ana prensip olmakla birlikte, mevcut görevin gerektirdiği ölçüde bilgi paylaşımı yapılmasına özen gösterilir
Erciyes Anadolu Holding çalışanları tarafından geliştirilen, şirketçe edinilmiş ya da işin gereklilikleri dahilinde ortaya çıkarılmış tüm bilgiler şirke- te aittir ve ticari sır olarak kabul edilir. Yazılı ve basılı halde, elektronik ortamda ya da bilgisayar programlarında bulunan şirketin ürünleri/ hizmetleri, finansal bilgiler, teknik bilgiler, iş geliştirme bilgileri, müşteriler/tedarikçiler ile ilgili bilgiler, çalışanlarla ilgili bilgiler ve benzeri kamuyla paylaşılmayan her türlü veri kuruma ait olup, gizli bilgi kapsamında değerlendirilir.
Kurumumuzda gizli bilginin korunması amacı ile oluşturulmuş bilgi güvenliği sistemlerinin sağlıklı olarak işletilmesinden tüm çalışanlar kendi bireysel görevleri kapsamında sorumludur. Erciyes Anadolu Topluluğu çalışanları görevlerini yaparken kullandıkları ve eriştikleri her türlü bilgi ve/veya belgenin kaybolmaması ve buna ek olarak söz konusu bilgi ve/veya belgenin doğruluk veya bütünlüğünün bozulmaması için gereken özeni gösterirler.
Çalışanlarımız, görevleri sebebiyle eriştikleri tüm bilgilerin (mali bilgiler, müşteri bilgileri, personel özlük bilgileri vb.) ve/veya belgelerin gizlilik esasına haiz olduğunu bilirler ve üçüncü şahıslarla (Erciyes Anadolu Holding ve Grup şirketleri dışındaki kişiler) paylaşmazlar. Personel sadakat ilkelerine, sır saklama ilkelerine, rekabet yasağı ilkelerine uygun davranırlar.
İletişim imkanlarını teşvik ve iş hayatının gerekliliği çerçevesinde kurumumuzda sosyal medya yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Sosyal medya veya internet hizmetleri öncelikle iş amaçlı kullanıma, sınırlı olarak da kişisel kullanıma açıktır. Çalışanlar elektronik ortamda erişilen ve gönderilen her türlü bilginin şirketçe takip ve kontrol altında olduğunun bilincindedir. İnternet erişimi ve e-posta hizmetlerinin gereği kullanılan şifrelerin korunması çalışanların sorumluluğundadır.
Bilgi güvenliği ve sosyal medya araçlarının kullanımı konusunda yukarıda belirtilen genel ilkelere ilave olarak bazı örnekleri içeren durumlar aşağıdaki şekilde belirtilebilir.
Bilgi güvenliğine yönelik olarak Çalışanlarımız,
· Gizli ve/veya ticari sır niteliğindeki bilgilerin gizliliğine önem vermeli, sadakat ve sır saklama ilkelerine bağlı kalmalıdırlar.
· Kurum içinde bilgi güvenliği ihlallerini, güvenlik açıklarını ve şüpheli her türlü durumu ilgili birim ve kişilere bildirirler.
· Çalışanın, müşterilerin, tedarikçilerin, iş ortakların ve birlikte çalışılan diğer kişi ve kuruluşların, gizli ve özel bilgilerini koruyarak bu bilgileri, iş amacı dışında kullanmazlar.
· İş gereği öğrenilen bilgiler ve sahip olunan belgeler Erciyes Anadolu Holding ve Grup Şirketlerimiz içinde veya dışında yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşmaz, hiçbir şekilde şahsi amaçlar için kullanmazlar.
· Erciyes Anadolu Holding ve Grup Şirketlerimizden ayrıldıktan sonra da sahip olunan bilgi ve belgeleri Grup Şirketlerimiz aleyhine veya rakipler lehine kullanmazlar.
· Patent, ticari sır, telif hakları, isim ve marka vb. fikri mülkiyetlerin korunmasına önem verirler.
· Her türlü gizli bilgi ve/veya belgenin “İçeriden Öğrenenlerin Ticareti” kapsamında sızdırılarak, borsa veya herhangi bir yolla kazanç elde edilmesinin yasak olduğunu unutmazlar.
· Bazı bilgilerin iş gerekliliklerinden dolayı üçüncü şahıslar ile paylaşılması gerektiğinde, bilgi güvenliği/ilgili birime bilgi vererek, üst yöneticiden onay almak suretiyle, bu bilgilerin şirketi zarar sokmayacak bir şekilde (Gizlilik sözleşmesi vb.) paylaşıldığından emin olurlar.
· Şirket tarafından verilen e-posta hesabının şirket işleri için tahsis edildiğini ve denetlenebileceği unutmazlar.
· İş ilişkisi içerisinde bilgi alışverişi sağlamak amacıyla çalışanlara sağlanan teknolojik iletişim araçlarını bireysel amaçları doğrultusunda kullanmazlar.
· PC, Laptop, Server ve benzeri bilgi işleme ve üretim cihazlarının fiziksel/çevresel güvenliğini tehdit edecek her türlü davranıştan sakınırlar.
· Düzenleyici Kuruluşlar ve Bağımsız Denetçiler tarafından talep edilen bilgi ve belgelerin paylaşımının şirket uygulamaları gereğince, doğru, anlaşılır ve zamanında yapıldığından emin olurlar.
· Herhangi bir nedenle yetki dışında/sehven gizli bilgiye erişme, maruz kalma veya paylaşma durumunda bilgi güvenliği birimine başvururlar.
· Bireysel ziyaretçileri makul sıklıkta gelir ve bu zorunlu durumlarda görüşmeler birim yöneticilerinin onayı sonrası kantin, kafeterya ya da görüşme salonunda yapılır.
· Şirket dışına iş amacı dışında bilgi ve veri içeren hiçbir elektronik ve/ veya yazılı dokümanı (cd, taşınabilir bellek vb.) çıkarmazlar. (Gerektiği durumlarda yöneticinin onayı alınır.)
· Tüm sisteme yazılım kurulum yetkisinin Bilgi Teknolojileri Departmanı tarafından yapıldığını bilirler ve müzik, resim, film vb. dosyala- rın internette paylaşılması ya da indirilmesini sağlayacak programlar kurmaz ve kullanmazlar.
· “Zincir Mektup” (chain letter) olarak adlandırılan elektronik postaları göndermezler.
· Her türlü bilgi ve belgenin kullanımda, paylaşılmasında, saklanılmasında, doğruluk ve bütünlüğünün korunmasında gerekli dikkat ve özen gösterilmelidir. Yayımlanmış olan “Bilgi Güvenliği Politikası” dokümanına uygun hareket edilmeli, bu dokümanda uyulması gereken hususlar ayrıntılı olarak açıklanmış olduğundan, ilgili doküman temin edilerek okunmalıdır.
Bilgi Güvenliği ve Sosyal Medya Örnek Olay ve Davranışlar;
Olay: Uzun yıllardır birlikte çalıştığım aynı zamanda aile dostum olan bir iş arkadaşım kurumumuzdan altı ay önce ayrıldı. Geçen günlerde beni arayarak kurumumuzda çalışırken kendi hazırladığı bir raporun kopyasını istedi. Yeni çalıştığı işyerinde de benzer bir konu karşısına çıkmış. Ben de daha önce onun hazırladığı bir çalışma olduğunu varsayarak dosyayı gönderdim. Ancak, daha sonra rahatsız oldum. Acaba davranışım yanlış mı?
Davranış: Kurum çalışanlarımız, gizlilik esasına göre, şirket ile ilgili herhangi bir bilgiyi üçüncü şahıslarla paylaşamazlar. İşle ilgili üretilmiş her türlü dokümanın mülkiyeti kuruma aittir. Arkadaşınız, şirketten ayrıldıktan sonra geçmişte kendi hazırladığı bir rapor dahi olsa, onunla paylaşmamanız gerekirdi.
Olay: Sosyal medyada şirket uzantılı e-posta adresimi kullanıyorum. Bu davranışım etik açıdan doğru mu?
Davranış: İletişimin oldukça yaygınlaştığı günümüzde özellikle sosyal medya kullanımlarında özel ve kişisel paylaşımlar yaparken şirket uzantılı mail adresleri kullanılmamalıdır.
Olay: Uzun yıllardır birlikte çalıştığım aynı zamanda aile dostum olan bir iş arkadaşım kurumumuzdan altı ay önce ayrıldı. Geçen günlerde beni arayarak kurumumuzda çalışırken kendi hazırladığı bir raporun kopyasını istedi. Yeni çalıştığı işyerinde de benzer bir konu karşısına çıkmış. Ben de daha önce onun hazırladığı bir çalışma olduğunu varsayarak dosyayı gönderdim. Ancak, daha sonra rahatsız oldum. Acaba davranışım yanlış mı?
Davranış: Kurum çalışanlarımız, gizlilik esasına göre, şirket ile ilgili herhangi bir bilgiyi üçüncü şahıslarla paylaşamazlar. İşle ilgili üretilmiş her türlü dokümanın mülkiyeti kuruma aittir. Arkadaşınız, şirketten ayrıldıktan sonra geçmişte kendi hazırladığı bir rapor dahi olsa, onunla paylaşmamanız gerekirdi.
Olay: Sosyal medyada şirket uzantılı e-posta adresimi kullanıyorum. Bu davranışım etik açıdan doğru mu?
Davranış: İletişimin oldukça yaygınlaştığı günümüzde özellikle sosyal medya kullanımlarında özel ve kişisel paylaşımlar yaparken şirket uzantılı mail adresleri kullanılmamalıdır.
9.Tedarikçiler ve Müşterilerle İlişkiler
Tedarikçiler ve müşterilerin Erciyes Anadolu Holding ile ilgili olumlu algılarının, tüm çalışanlarca korunması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması önemlidir.
Erciyes Anadolu Holding çalışanları tedarikçi ve müşterilerle olan ticari işlemlerden şahsi yarar sağlamaz, kurum bilgilerini ve pozisyonlarını kendi çıkarları için kullanmaz, kurum ile ticari rekabete girmez ve işi gereği sahip olduğu bilgilerden yarar sağlayacak kişi veya organizasyonları ile yakın ilişki içinde bulunmazlar. Bu anlamda çalışanlar şirketin doğrudan iş ilişkisi içinde bulunduğu bir tedarikçinin veya herhangi bir rakibinin sahibi veya kar ortağı olmazlar.
Çalışan akrabalarının sahibi ya da kar ortağı olduğu kuruluşlarla iş ilişkilerinde, benzer tedarikçi/müşterilere paralel iş koşullarının sağlanması, bu koşulların sağlandığının periyodik iç denetim raporları ile ortaya konması ve söz konusu iş ilişkisinin çalışanın bireysel görev alanının tamamen dışında olması beklenir. Ancak tüm bu şartların sağlanması halinde dahi ilgili şirketin Yönetim Kurulu’nun açık muvafakatini belirtmesi aranır.
Çalışanların tedarikçi/ müşteri ve rakip firmalar ile borç alıp verme, kefalet ve benzeri finansal bir çıkar ilişkisinde bulunmaması, ayrıca tedarikçi/müşterilerle olan sosyal münasebetlerinin profesyonel iş ilişkisini zedeleyecek yoğunlukta olmaması ve tedarikçilerden yapacakları kişisel alışverişlerinde olağan ticari şartların ötesinde avantaj taşıyabilecek nitelikte olmaması gereklidir.
Prensip olarak iş ortaklarımızdan, hediye kabul etmeyiz. Ancak iş ortaklarımızdan alınacak (veya iş ortaklarımıza verilecek) hediyelerin, ticari teamüllere uygun, iyi niyet çerçevesi içerisinde kalması ve kararlarımızın objektifliğini etkileyecek düzeyde olmaması halinde kabulü mümkündür. Bu konuda oluşacak tereddütler hediye prosedüründe tespit edilen sınırlar ve kurallar dikkate alınarak giderilebilir.
Tedarikçiler ve müşterilerle ilişkiler için yukarda belirtilen genel ilkelere ilave olarak bazı özellik arz eden durumlar aşağıdaki şekilde belirtilebilir.
· Çalışanlarımız kurumdaki görev ve yetkilerini hiçbir şekilde kişisel ve özel çıkar sağlamak üzere kendilerinin, ailelerinin veya üçüncü şahısların yararına kullanamazlar.
· Şirketin satın alma fonksiyonlarında görev alan çalışanlar, iş ilişkisi sebebiyle iletişim içerisinde olduğu tedarikçiler ile bireysel ticari ilişki kurmazlar.
· İşyerinden ayrılan bir çalışanın potansiyel tedarikçi konumuna gelmesi halinde -üst yönetimden alınmış özel izinler hariç- iki yıl süre ile kendisi ile kurum arasında ticari ilişki tesis edilemez. Eğer kişi daha önceden iş ilişkisi içerisinde olunan bir tedarikçiye ortak olmak sureti ile işten ayrılmışsa, mevcut ticari sözleşmeler yeniden değerlendirilerek Etik Kurulu’nun görüşü doğrultusunda hareket edilir.
· Çalışanlarımız şirketteki görevleri nedeniyle iş ilişkisi içerisinde bulundukları herhangi bir tedarikçi şirkete, akraba veya tanıdıklarının işe alınması için talepte bulunmazlar.
· Çalışanlar müşterilerin veya müşterisi olduğumuz kurumların kabul edilebilir sınırlar içerisinde kalmak kaydı ile (şirket üst yönetiminin bilgisi dahilinde) düzenlediği aktivitelere katılabilirler.
· İş ile ilgili konuların tartışıldığı ve gözden geçirildiği toplantılar sırasında yenen yemeklerin veya işin gerekliliklerine uygun diğer harcamaların müşteriler veya tedarikçiler tarafından ödenmesine izin verilebilir.
Olay: Ürünlerimiz için her ay düzenli olarak fiyat kataloğu hazırlatıyoruz. Hazırlanan çalışmaların basımı için farklı matbaalardan fiyat alıyor ve bize en uygun olanına basımı yaptırıyoruz. Son dönemde yoğun olarak aynı matbaa ile çalıştığımızı gözlemleyip biraz araştırdığımda, matbaanın sahibinin müdürlerimizden birinin yakın akrabası olduğunu ve verdikleri fiyatların her zaman bir üstteki fiyatın çok az altında kaldığını fark ettim. Ne yapmalıyım?
Davranış: Çalışanlarımız görev ve yetkilerini asla kişisel çıkarları için kullanmamalıdırlar. Matbaa ile sürdürülen iş ilişkisi dışarıdan bakıldığında normal gibi algılansa da, bu olayda etik dışı bir durumun olabileceği anlaşılmaktadır. Gözleminizi zaman kaybetmeksizin Etik Kurul’a bildirmelisiniz. Eğer belirttiğiniz müdür tedarikçi ile kurulan iş ilişkisinde doğrudan karar verme organında görev alıyorsa, mevcut iş ilişkisi daha da sakıncalı bir hal almış demektir. Etik Kurul konuyu etik standartlarına uygunluk açısından inceleyerek, gerekli tedbirlerin alınmasını sağlayacaktır.
Olay: Pazarlama departmanındaki görevim sebebiyle sık sık bayileri ziyaret ediyorum. Uzun yıllardır tanıştığım bir bayiye yaptığım ziyaretlerden birinde bayiimiz ile sohbet ederken yakın zamanda evlilik öncesi tüketici kredisi alacağımdan söz etmiştim. Bayimiz kendisinin kredi almam konusunda tanıdığı bir bankacıya yönlendireceğini ve dilersem bana kefil de olabileceğini belirtti. Bu öneriyi kabul etmem etik açıdan sakıncalı mıdır?
Davranış: Çalışanlarımız görev ve yetkilerini asla kişisel çıkarları için kullanmamalıdırlar. Matbaa ile sürdürülen iş ilişkisi dışarıdan bakıldığında normal gibi algılansa da, bu olayda etik dışı bir durumun olabileceği anlaşılmaktadır. Gözleminizi zaman kaybetmeksizin Etik Kurul’a bildirmelisiniz. Eğer belirttiğiniz müdür tedarikçi ile kurulan iş ilişkisinde doğrudan karar verme organında görev alıyorsa, mevcut iş ilişkisi daha da sakıncalı bir hal almış demektir. Etik Kurul konuyu etik standartlarına uygunluk açısından inceleyerek, gerekli tedbirlerin alınmasını sağlayacaktır.
Olay: Pazarlama departmanındaki görevim sebebiyle sık sık bayileri ziyaret ediyorum. Uzun yıllardır tanıştığım bir bayiye yaptığım ziyaretlerden birinde bayiimiz ile sohbet ederken yakın zamanda evlilik öncesi tüketici kredisi alacağımdan söz etmiştim. Bayimiz kendisinin kredi almam konusunda tanıdığı bir bankacıya yönlendireceğini ve dilersem bana kefil de olabileceğini belirtti. Bu öneriyi kabul etmem etik açıdan sakıncalı mıdır?
· Bütün paydaşlarımızla ticari gizlilik sınırları içinde açık ve şeffaf biçimde iletişim kurarlar. Gizli bilgilerin uygunsuz biçimde açıklanmasını önler; gizli bilgilerin ifşasını, sadece işlerini yapmak için bu bilgilere ihtiyaç duyan bireylerle sınırlandırırlar.
· Tedarik ettiğimiz veya ürettiğimiz herhangi bir ürün veya hizmetimizin uluslararası kabul gören güvenlik standartları veya ilkelerini ihlal ettiğini açıkça gösteren haberdar olduğumuz her türlü bilgiyi açıklarlar.
· Erciyes Anadolu Holding şirketlerinin bünyesinde aynı şirket içerisinde yakın akrabalar (eş, kardeş, çocuk, anne, baba) çalıştırılmazlar. (Çalışanların aynı birimlerde görev alırken evlenmesi durumunda çalışanlardan birisi için şirket değişikliği yapılır)
Tüm çalışanlarımız, şirketteki görevleriyle ilgili olarak dışarıda herhangi bir kuruluşta, konuşma veya sunum karşılığında veya mahkemelerde bilirkişilik yapması karşılığında prensip olarak bir ücret almazlar, sembolikte olsa ücret almalarını gerektirecek bir durum varsa Genel Müdür onayının alınması gerekmektedir.
Bu kitapçık Erciyes Anadolu Holding tüm şirketleri ve tüm çalışanlarını kapsamakta olup müşteriler, tedarikçiler ve iş ortaklığı kurduğumuz tüm üçüncü kişilerin Erciyes Anadolu Topluluğu ile iş yaparken bu kitapçıkta yer alan içeriği dikkate almaları beklenmektedir.
Tedarikçilerin seçimi aşamasından başlamak üzere iş süreçlerinin tamamında, yönetici ve çalışanlarımızın etik kurallara bizzat uygun hareket etmeleri gerekliliğinin yanı sıra; tedarikçi, müşteri ve iş ortaklarımızın Erciyes Anadolu Topluluğu’nun etik değerleri ve etik kuralları ile uyumlu davranışlar sergilemesini temin noktasında da yine yönetici ve çalışanlarımız doğrudan sorumluluk sahibidirler.
Davranış: Çalışanlarımızın müşteri ya da tedarikçilerimizle borç alıp verme, kefalet ve benzeri bir çıkar ilişkisinde bulunması, gerek müşteri ve tedarikçilerle ilişkilerde dikkat edilecek hususlar açısından gerekse “Erciyes Anadolu Adı” na karşı sorumluluklarımız açısından son derece sakıncalıdır. Bayinin bu önerisini nazik bir şekilde reddetmeli ve kendisine kurumumuzun bu konudaki duyarlılığını açıklamalısınız.
Olay: Uzun yıllardır şirketlerimize mimari proje alanında hizmet vermekte olan bir tedarikçimiz yeni yaptırmakta olduğum müstakil evimin mimari projesinde bana yardımcı olabileceğini belirtti. Kendisine bunun bedelini sorduğumda bana elinde benzer bir müstakil ev projesi olduğunu ve bu projeyi benimle paylaşmasının kendisine ek bir maliyet getirmeyeceğini, bu sebeple bir ücret talep etmediğini ifade etti. Bu tedarikçimizden yardım almamda bir sakınca var mıdır?
Davranış: Siz Erciyes Anadolu Holding’in bir çalışanı olmasaydınız bu mimari proje ofisinin, elinde mevcut bulunan projeyi sizinle her hangi bir ücret talep etmeksizin paylaşması olası değildi. Bu durumda karşı tarafa her hangi bir külfet getirmese dahi bu öneri sizin kurumumuzdaki görev ve yetkinizi kişisel çıkar sağlamak üzere kullanmanız anlamına gelecektir. Çalışanlarımızın tedarikçilerimizden bedelsiz ya da emsaline göre düşük bir bedelle mal/hizmet alımı yapması etik değerlerimizle bağdaşmamaktadır. Öte yandan müşteri ve tedarikçilerimizle ilişkilerde karar verici organlarda görev alan çalışanlarımızın ise söz konusu müşteri/tedarikçi ile hiçbir suretle bireysel ticari ilişki kurmamaları gerekmektedir.
Olay: Yılın son günlerinde departmanımıza çalıştığımız şirketlerden yeni yıl münasebetiyle hediyeler geliyor. Birçoğu kayda değer maddi değer taşımayan bu hediyeleri kabul etmemiz uygun mudur?
Davranış: Ticari teamüllere uygun, kararlarımızın objektifliğini etkileyecek düzeyde değer taşımayan hediyelerin kabulü mümkündür. Hangi hediyelerin kabul edilip hangilerinin edilmeyeceği ile ilgili daha detaylı bilgi almak için Erciyes Anadolu Holding Hediye Prosedürünü inceleyebilirsiniz.
Bu kitapçık Erciyes Anadolu Holding tüm şirketleri ve tüm çalışanlarını kapsamakta olup müşteriler, tedarikçiler ve iş ortaklığı kurduğumuz tüm üçüncü kişilerin Erciyes Anadolu Topluluğu ile iş yaparken bu kitapçıkta yer alan içeriği dikkate almaları beklenmektedir.
Tedarikçilerin seçimi aşamasından başlamak üzere iş süreçlerinin tamamında, yönetici ve çalışanlarımızın etik kurallara bizzat uygun hareket etmeleri gerekliliğinin yanı sıra; tedarikçi, müşteri ve iş ortaklarımızın Erciyes Anadolu Topluluğu’nun etik değerleri ve etik kuralları ile uyumlu davranışlar sergilemesini temin noktasında da yine yönetici ve çalışanlarımız doğrudan sorumluluk sahibidirler.
Davranış: Çalışanlarımızın müşteri ya da tedarikçilerimizle borç alıp verme, kefalet ve benzeri bir çıkar ilişkisinde bulunması, gerek müşteri ve tedarikçilerle ilişkilerde dikkat edilecek hususlar açısından gerekse “Erciyes Anadolu Adı” na karşı sorumluluklarımız açısından son derece sakıncalıdır. Bayinin bu önerisini nazik bir şekilde reddetmeli ve kendisine kurumumuzun bu konudaki duyarlılığını açıklamalısınız.
Olay: Uzun yıllardır şirketlerimize mimari proje alanında hizmet vermekte olan bir tedarikçimiz yeni yaptırmakta olduğum müstakil evimin mimari projesinde bana yardımcı olabileceğini belirtti. Kendisine bunun bedelini sorduğumda bana elinde benzer bir müstakil ev projesi olduğunu ve bu projeyi benimle paylaşmasının kendisine ek bir maliyet getirmeyeceğini, bu sebeple bir ücret talep etmediğini ifade etti. Bu tedarikçimizden yardım almamda bir sakınca var mıdır?
Davranış: Siz Erciyes Anadolu Holding’in bir çalışanı olmasaydınız bu mimari proje ofisinin, elinde mevcut bulunan projeyi sizinle her hangi bir ücret talep etmeksizin paylaşması olası değildi. Bu durumda karşı tarafa her hangi bir külfet getirmese dahi bu öneri sizin kurumumuzdaki görev ve yetkinizi kişisel çıkar sağlamak üzere kullanmanız anlamına gelecektir. Çalışanlarımızın tedarikçilerimizden bedelsiz ya da emsaline göre düşük bir bedelle mal/hizmet alımı yapması etik değerlerimizle bağdaşmamaktadır. Öte yandan müşteri ve tedarikçilerimizle ilişkilerde karar verici organlarda görev alan çalışanlarımızın ise söz konusu müşteri/tedarikçi ile hiçbir suretle bireysel ticari ilişki kurmamaları gerekmektedir.
Olay: Yılın son günlerinde departmanımıza çalıştığımız şirketlerden yeni yıl münasebetiyle hediyeler geliyor. Birçoğu kayda değer maddi değer taşımayan bu hediyeleri kabul etmemiz uygun mudur?
Davranış: Ticari teamüllere uygun, kararlarımızın objektifliğini etkileyecek düzeyde değer taşımayan hediyelerin kabulü mümkündür. Hangi hediyelerin kabul edilip hangilerinin edilmeyeceği ile ilgili daha detaylı bilgi almak için Erciyes Anadolu Holding Hediye Prosedürünü inceleyebilirsiniz.
10.Kurum Kaynaklarının Kullanımı
Şirketlerimize ait taşınır taşınmaz mallar, şirket olanakları ile elde edilmiş her nevi maddi menfaatler, insan ve bilgi kaynakları kurum kaynaklarını oluşturur. Kurumumuz adına yapılacak kaynak kullanımlarında kurumun çıkarları dikkate alınır.
Özellikle insan kaynaklarının da kurum çıkarları doğrultusunda istihdamı esas olup, yöneticilerin çalışanları şahsi işleri için görevlendirmesi de bu ilkenin ihlali anlamına gelir.
Çalışanlardan, iş gereği tahsis edilen her türlü taşıt, demirbaş, mal ve imkanları hasara uğratmadan, gerekli özen yükümlülükleri çerçeve- sinde ve sadece kurum için kullanmaları beklenir. Örneğin,
· Tahsis edilen bir telefonla yapılan uzun süreli kişisel görüşmeler,
· İş seyahatinde yapılan fazla ve yersiz harcamalar,
· Şirket personelinin mesaisinin yöneticinin şahsi işlerine tahsisi,
· Şirket aracının doğrudan kurumla ilişkilendirilemeyecek üçüncü kişilerin menfaati için kullanımı,
· Ortak kullanım alanlarının kullanımını engelleyici ya da sabit kıymetlere zarar verici her türlü davranışlar, bu kapsamda değerlendirilebilir.
Olay: İşim gereği sık sık seyahate çıkıyorum. Seyahatlerde yapmış olduğumuz harcamalar mali işler departmanı tarafından kontrol ediliyor. Son seyahatim sonrasında teslim etmiş olduğum seyahat formundaki belgelerin bazılarının şahsi harcamalarımı içerdiği gerekçesi ile tarafıma ödeme yapılmadı ve tarafıma bazı belgelerin toplam tutarlarının içerisinde kayda değer olmayan birkaç küçük meblağı toplam seyahat harcamalarımdan düşmem gerektiği söylendi. Yapılan iş seyahatinin önemi düşünüldüğünde bu küçük tutarları dikkate alıp belge toplamından düşmemiz gerekiyor mu?
Davranış: Burada mali işler departmanındaki çalışanın yaklaşımı doğrudur. Önemli olan yapılan harcamanın tutarının büyüklüğü değil, iş seyahati ile doğrudan ilişkilendirilemeyecek bir harcamanın kurumumuzdan talep edilmesidir. Konuyu bu prensip ekseninde değerlendirmeniz yerinde olacaktır. Kurumumuz, çalışanlarına iş seyahatlerinde her türlü günlük giderlerini belge karşılığında ödemekte, ilaveten seyahat prosedürü uyarınca belli uzunluktaki seyahatlerde şahsi giderlerinizi karşılayabilmeniz için seyahat harcırahı tahsis ederek ödemektedir.
Olay: Bakım departmanında teknisyen olarak görev yapıyorum. Şirketimizdeki bazı üst düzey yöneticilerimiz dönem dönem evlerindeki elektrik arızlarını gidermem için görev veriyorlar. Bu konuyu şahsen doğru bulmuyorum. Hatta bir kez kendi yöneticime ifade etmeye çalıştım ancak bana işlerin müsait olduğu zamanlarda bu tür küçük hizmetler vermemizde bir sakınca olmadığını belirtti. Ne yapmalıyım?
Davranış: Çalışanların iş gücü, kurum kaynaklarımızın bir parçasıdır. Kurum için tahsis edilen kaynakların özel amaçlarla kullanılması doğru değildir. Öte yandan elektrik onarımını gerçekleştirdiğiniz yapı, iş yerimizdeki iş güvenliği standartlarını taşımayabilir. Mesai saatlerinde vermiş olduğunuz hizmet sırasında gerçekleşecek olası bir iş kazası durumunda da çalışmakta olduğunuz şirket yasal sorumluluk altına girecektir. Yöneticinize ilettiğiniz hususu şirketinizdeki üst düzey yöneticiye ya da doğrudan Etik Kurul’a rapor etmeniz gerekmektedir.
Davranış: Burada mali işler departmanındaki çalışanın yaklaşımı doğrudur. Önemli olan yapılan harcamanın tutarının büyüklüğü değil, iş seyahati ile doğrudan ilişkilendirilemeyecek bir harcamanın kurumumuzdan talep edilmesidir. Konuyu bu prensip ekseninde değerlendirmeniz yerinde olacaktır. Kurumumuz, çalışanlarına iş seyahatlerinde her türlü günlük giderlerini belge karşılığında ödemekte, ilaveten seyahat prosedürü uyarınca belli uzunluktaki seyahatlerde şahsi giderlerinizi karşılayabilmeniz için seyahat harcırahı tahsis ederek ödemektedir.
Olay: Bakım departmanında teknisyen olarak görev yapıyorum. Şirketimizdeki bazı üst düzey yöneticilerimiz dönem dönem evlerindeki elektrik arızlarını gidermem için görev veriyorlar. Bu konuyu şahsen doğru bulmuyorum. Hatta bir kez kendi yöneticime ifade etmeye çalıştım ancak bana işlerin müsait olduğu zamanlarda bu tür küçük hizmetler vermemizde bir sakınca olmadığını belirtti. Ne yapmalıyım?
Davranış: Çalışanların iş gücü, kurum kaynaklarımızın bir parçasıdır. Kurum için tahsis edilen kaynakların özel amaçlarla kullanılması doğru değildir. Öte yandan elektrik onarımını gerçekleştirdiğiniz yapı, iş yerimizdeki iş güvenliği standartlarını taşımayabilir. Mesai saatlerinde vermiş olduğunuz hizmet sırasında gerçekleşecek olası bir iş kazası durumunda da çalışmakta olduğunuz şirket yasal sorumluluk altına girecektir. Yöneticinize ilettiğiniz hususu şirketinizdeki üst düzey yöneticiye ya da doğrudan Etik Kurul’a rapor etmeniz gerekmektedir.
11.Yöneticilerin Sorumlulukları
Erciyes Anadolu Topluluğu’nda her düzeydeki yöneticiler etik kuralları benimser ve birim çalışanları arasında benimsenmesi konusunda öncü ve örnek olurlar.
Bu bağlamda yöneticiler,
· Etik Kuralları konusunda paylaşım, soru ve görüşleri için astlarını teşvik ederler.
· Kendisine etik konusunda danışılan her konuyu ciddiye alır, gerekiyorsa en kısa sürede Etik Kurulu’na iletirler.
· Sorumluluğundaki işlerin yapımı esnasında tüm etik prosedürünü dikkate alarak etikle ilgili kısımlardaki riskleri en aza indirecek şekilde iş süreçlerini oluştururlar.
· Kurum içerisinde yayınlanan talimat ve yönetmeliklerini bilirler ve her türlü değişikliği takip eder, astlarını da gerekli şekilde bilgilendirirler.
· Kurumu hukuki olarak ilgilendiren konularda derhal üst yönetimi bilgilendirir, bireysel çözüm yoluna başvurmazlar.
· Görevleri ile ilgili inisiyatif almak konusunda istekli davranırlar, yetki ve sorumluluklarını kullanmaktan bilinçli olarak kaçınmazlar.
12.Çalışanların Genel Sorumlulukları
Erciyes Anadolu Holding'de her birey bir değerdir ve kendine özgü yaşam tarzı ve dünya görüşü ile iş hayatında yer alması saygıya değerdir. Bu kitapçıkta ana konular itibariyle Erciyes Anadolu Topluluğu’nun etik ilkeleri belirtilmiş ve etik ilkelerle uyumlu, çalışan davranışları örneklerle anlatılmıştır. Bu bölümde ise her bir Erciyes Anadolu Topluluğu çalışanın iş hayatında ve özellikle ofis ortamında göstermesi gereken tutum ve davranışlar genel hatlarıyla aşağıda belirtildiği üzeredir.
Çalışanlarımız,
· Beraber çalıştıkları iş arkadaşlarını fiziksel, psikolojik ve sosyal olarak taciz ve rahatsız etmez, şiddet içerikli tutum ve davranışlarda bulunmazlar.
· Ofislerde uyuşturucu ve/veya uyarıcı ve/veya alkol kullanmaz ve işyerine kesinlikle bu şekilde gelmezler.
· Yalnız kanuni olarak yetki verilen kurum ve kuruluşlara borçlanır, birbirleri arasında kurum imajını sarsıcı tarzda borç ve kefalet ilişkisine girmezler.
· Şirket içi ve dışında hırsızlık, emniyeti suistimal, sahtecilik, dolandırıcılık, iftira, rüşvet, zimmet suçlarını (yüz kızartıcı suçlar) işlemez, toplum hukukuna ve kanunlara saygılı birer birey olarak devlete karşı ödev ve sorumluluklarını yerine getirirler.
Erciyes Anadolu Holding ile iş ilişkileri sona erdiğinde görevleri kapsamındaki bilgi ve belgeleri kurumlarına eksiksiz teslim eder.
· Görev tanımlarında belirlenen görev ve sorumlulukları asgari seviyede hata ile yerine getirme gayreti ve iyi niyeti ile çalışırlar.
· Kendileri için belirlenen ve duyurulan çalışma saatlerini bilirler ve takip eder, çalışma saatlerinde mesaiye gelmediklerinde ya da geç geldiklerinde mazeret bildirir, yöneticinin veya İnsan Kaynakları Departmanının bilgisi haricinde çalışma saatlerini değiştirmezler.
· Kendileri için planlanan eğitimlere ve organize edilmiş tüm toplantılara katılırlar.
· Şirket içinde yapılan uygulama ihlalleri hakkında bilgi sahibi olmaları durumunda bunu üst yöneticisine ve/veya ilgili birime bildirirler.
· Tam zamanlı, sözleşmeli ve kısmi zamanlı çalışanlar ücretli/ücretsiz izin süreleri de dâhil, rakip firmalarda benzer iş kolunda ücretli olarak çalışmazlar. Rakip firma haricinde, yan işlerde ücretli olarak ya da danışmanlık ve benzeri kendilerine ücret ödenmesini gerektirecek pozisyonlarda çalışılması, ücret ve çalışma koşullarımız gereği uygun düşmediğinden, bu durumda çalışan bizzat amirine bilgi verir, çalışması nedeniyle rekabet, sadakat ve performans yönünden yapılacak değerlendirmelere muvafakat eder.
· İletişimde yanlış, yanıltıcı ve abartılı bilgilendirmenin doğru mesajın aktarımın engelleyeceğini bilir ve bu nedenle sağlıklı iletişim kurmaya özen gösterirler.
13.Uyumsuzlukların Değerlendirilmesi
Şüphesiz ki bu kitapçıkta ifade edilen konular ve örnek olaylar iş hayatında karşılaşabileceğimiz her durum için kesin cevaplar vermeyebilir. Çalışanlarımızdan, şirketlerimizdeki yüksek standartlara uymak için nasıl davranmaları gerektiği konularında ikilemde kalmaları halinde, topluluğumuzun 60 yılı aşkındır oluşturduğu değerleri dikkate almalarını ve davranışlarını bu değerler ekseninde belirlemelerini bekleriz.
Aşağıdaki örneklerden de görüleceği üzere etik dışı durum ve davranışlar çok farklı boyutlarda karşımıza çıkabilir.
· Yöneticilerin, astlarına etik olmayan talimat ve yönlendirmelerde bulunmaları,
· Çalışanın kendisinin etik kurallara ve kurum değerlerine aykırı davranışlarda bulunması,
· Çalışanın, mesai arkadaşını etik kurallara veya kurum değerlerine aykırı bir davranış içerisinde görmesi,
· İş ortaklarımızla (müşteri, tedarikçi vb.) süregelen ilişkilerimizde bu firmaların sahibi, yöneticileri veya personellerinin çalışanlarımıza etik olmayan teklif veya taleplerde bulunması.
· Çalışanlarımızın iş ortaklarımıza (müşteri, tedarikçi vb.) etik olmayan teklif veya taleplerde bulunması.
Çalışanlarımızın, etik kurallar veya kurum değerlerimizin ihlaliyle ilgili bir durumdan haberdar olmaları veya şüphelenmeleri halinde bu bilgiyi aşağıdaki ölçütler çerçevesinde üst yöneticileriyle ve gerekiyorsa Etik Kurul üyeleriyle paylaşmaları gerekir. Başka bir anlatımla; çalışanımızın etik dışı olarak değerlendirebileceği veya potansiyel olarak prensiplerimiz ve profesyonel iş etiği kurallarına uymayan bazı davranışlar görmesi halinde aşağıdaki soruları kendisine sorarak verdiği cevaplara göre hareket etmelidir.
· Davranış, prensiplerimize ve geleneksel birikimlerimize aykırı mı?
· Davranış, profesyonel standartlara ve bu kitapçıkta belirtilen kurallara aykırı mı?
· Davranış, kurum menfaatleriyle çatışıyor mu?
· Bu davranışta siz bulunsaydınız başkaları tarafından duyulduğunda zor durumda kalır mıydınız?
· Yapılan davranış kamuoyu, müşterilerimiz ve diğer paydaşlarımız tarafından duyulsa şirketimiz için olumsuz sonuçlar doğurabilir mi?
· Davranış açıkça yasalara ve kurumsal yönetmeliklere aykırı mı?
· Sizin şahit olduğunuz durumu şirket dışında üçüncü bir şahıs objektif olarak değerlendirse bu durumu etik dışı bir durum olarak algılar mıydı?
· Davranış, vicdani olarak değerlendirdiğinizde içinizdeki adalet duygusunu sarsıyor mu?
Çalışanımız durumu analiz etmeli ve yukarıdaki sorulardan bir ya da birkaçına “evet” cevabı veriyorsa bu durumu ilgili yerlere raporlamalıdır.
14.Etik Kurul Çalışma İlkeleri ve Uyumsuzlukların Çözümü
Etik Kurullar, Etik Üst Kurulu’na bağlı olarak çalışır. Şirket Etik Kurulu; bir başkan, üç üye, bağımsız üye (ihtiyaç halinde ilgili konuda danışılan uzman) ve sekreteryadan oluşur ve Yönetim Kurulu’nun onayından sonra tüm çalışanlara Şirket İK birimi tarafından duyurularak faaliyetine başlar. Etik Kurulun Görev ve Sorumlulukları:
· Şirket içinde etik kuralların ihlal edildiğine dair şikâyet ve ihbarları soruşturmak,
· Soruşturulan etik kural ihlallerini karara bağlamak veya bağlatmak,
· Etik kuralların uygulamasına yönelik görüş ve önerilerde bulunmak,
· Erciyes Anadolu Holding etik kuralları kapsamında danışma amacıyla yapılan başvurulara cevap vermek,
· Etik kuralların, yasal düzenlemeler ile uyumlu olmasını sağlamak,
· Çalışanları etik kurallar hakkında bilgilendirmek, politika ve kuralların anlaşılırlığının sağlanması amacıyla çalışanlarla sürekli iletişim halinde olmak,
· Şirkette işe başlayanlar ve tüm çalışanların etik kuralları okumasını, bu konuda bilgilendirilmelerini sağlamak.
Tüm çalışanlarımız, davranış kuralları hakkındaki sorularını ve şüpheli gördükleri ihlalleri sözlü olarak bildirebilecekleri gibi Şirket Etik Kurulumuzun aşağıda belirtilen iletişim kanalını da kullanabilirler.
Adres: Organize Sanayi Bölgesi 8. Cadde No: 55 38070 KAYSERİ
ELDA HALI TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (GÜMÜŞSUYU):
Bu kurul ihlal bildirimlerini değerlendirme fonksiyonu ile birlikte tüm çalışanların şüpheli gördükleri durumları ve etik konularla ilgili yaşadıkları ikilemleri danışabilecekleri bir organdır. Ayrıca topluluğumuzdaki etik bilincini geliştirmek ve etik ihlallerinin oluşmaması için koruyucu/ önleyici tedbirler almak adına, çalışanlarımızdan gelecek her türlü öneriye açıktır.
Etik kuruluna yapılan bildirimlerde, bildirimde bulunan çalışanın iyi niyet dışı bildirimlerde bulunmaması kaydıyla, yapacağı bildirimin kendisine yönelik hiçbir olumsuz etki oluşturmayacağı ve ayrıca yapılacak her türlü bildirimin mutlak suretle gizli tutulacağı Şirket Etik Kurulunun güvencesi altındadır.
Etik Kurula gelen şikâyet ve bildirimler, gizlilik esasları çerçevesinde ele alınarak soruşturulur ve soruşturmanın her aşaması mutlaka tutanak altına alınır. Etik Kurul soruşturduğu konuyla ilgili gerekli gördüğü her birimden ilgili bilgi, belge ve dokümanları alma yetkisine sahiptir. Kurul ihlallerle ilgili soruşturmaları hızlı bir şekilde sonuçlandırmak için gerekli önlemleri alır, soruşturmanın adil bir şekilde yürütülmesi için gerekli görürse gizlilik ilkelerini de dikkate alarak uzman ve bilirkişilerden destek alabilir. Bildirilen veya tespit edilen kural ihlalleri, Etik Kurul Başkanı tarafından niteliği ve etkileri göz önünde bulundurularak, şirket etik kurulu tarafından çözüme kavuşturulabileceği gibi, şirket disiplin kuruluna veya Holding iç denetim departmanına veya Etik Üst Kuruluna yönlendirip Etik Kurulu’nun katılımı olmaksızın çözüme kavuşturulabilir.
Etik Kurul aksi somut şekilde ortaya konmadıkça her bir çalışanın etik kurallara uygun hareket ettiği varsayımı ile çalışmalarını yapar. Etik dışı davranışta bulunduğu gerekçesiyle hakkında şikâyet ve bildirimde bulunulan bir çalışanın, şikayet/bildirim kapsamında kendini ifade etmesine fırsat verilir. Ayrıca soruşturma sürecinde, soruşturmaya konu çalışan hakkındaki iddialar, somut şekilde doğrulanana kadar herhangi bir ihlalde bulunmadığı kabul edilir.
Etik Kurula bir ihbar geldiğinde veya görüş talep edildiğinde Kurul Üyelerinden herhangi birinin daveti üzerine toplanır. Kurul, gerekli görülen konularda bilgi almak üzere uygun gördüğü kişileri toplantılara davet edebilir. Etik Kurul çalışma ilkelerinin uygulanmasından Etik Kurul Başkanı sorumludur.
Şirket etik kurulu ve üyeleri ile ilgili etik kuralların ihlal edildiğine dair bildirimleri, doğrudan Etik Üst Kuruluna sözlü veya yazılı (ustetik@ erciyes.com mail adresine veya Erciyes Anadolu Holding 1. Organize Sanayi Bölgesi 6. Cad. No:35 KAYSERİ adresine) olarak yapılır.
Etik kuruluna yapılan bildirimlerde, bildirimde bulunan çalışanın iyi niyet dışı bildirimlerde bulunmaması kaydıyla, yapacağı bildirimin kendisine yönelik hiçbir olumsuz etki oluşturmayacağı ve ayrıca yapılacak her türlü bildirimin mutlak suretle gizli tutulacağı Şirket Etik Kurulunun güvencesi altındadır.
Etik Kurula gelen şikâyet ve bildirimler, gizlilik esasları çerçevesinde ele alınarak soruşturulur ve soruşturmanın her aşaması mutlaka tutanak altına alınır. Etik Kurul soruşturduğu konuyla ilgili gerekli gördüğü her birimden ilgili bilgi, belge ve dokümanları alma yetkisine sahiptir. Kurul ihlallerle ilgili soruşturmaları hızlı bir şekilde sonuçlandırmak için gerekli önlemleri alır, soruşturmanın adil bir şekilde yürütülmesi için gerekli görürse gizlilik ilkelerini de dikkate alarak uzman ve bilirkişilerden destek alabilir. Bildirilen veya tespit edilen kural ihlalleri, Etik Kurul Başkanı tarafından niteliği ve etkileri göz önünde bulundurularak, şirket etik kurulu tarafından çözüme kavuşturulabileceği gibi, şirket disiplin kuruluna veya Holding iç denetim departmanına veya Etik Üst Kuruluna yönlendirip Etik Kurulu’nun katılımı olmaksızın çözüme kavuşturulabilir.
Etik Kurul aksi somut şekilde ortaya konmadıkça her bir çalışanın etik kurallara uygun hareket ettiği varsayımı ile çalışmalarını yapar. Etik dışı davranışta bulunduğu gerekçesiyle hakkında şikâyet ve bildirimde bulunulan bir çalışanın, şikayet/bildirim kapsamında kendini ifade etmesine fırsat verilir. Ayrıca soruşturma sürecinde, soruşturmaya konu çalışan hakkındaki iddialar, somut şekilde doğrulanana kadar herhangi bir ihlalde bulunmadığı kabul edilir.
Etik Kurula bir ihbar geldiğinde veya görüş talep edildiğinde Kurul Üyelerinden herhangi birinin daveti üzerine toplanır. Kurul, gerekli görülen konularda bilgi almak üzere uygun gördüğü kişileri toplantılara davet edebilir. Etik Kurul çalışma ilkelerinin uygulanmasından Etik Kurul Başkanı sorumludur.
Şirket etik kurulu ve üyeleri ile ilgili etik kuralların ihlal edildiğine dair bildirimleri, doğrudan Etik Üst Kuruluna sözlü veya yazılı (ustetik@ erciyes.com mail adresine veya Erciyes Anadolu Holding 1. Organize Sanayi Bölgesi 6. Cad. No:35 KAYSERİ adresine) olarak yapılır.
15.Etik Üst Kurulu Çalışma İlkeleri ve Uyumsuzlukların Çözümü
Erciyes Anadolu Holding A.Ş. bünyesinde kurulan Etik Üst Kurulu, Yönetim Kurulu Başkanı’na bağlı olarak çalışır. Etik Üst Kurulu bir başkan, üç üye, bağımsız üye (ihtiyaç halinde ilgili konuda danışılan uzman) ve sekreteryadan oluşur ve Yönetim Kurulu’nun onayından sonra tüm çalışanlara Holding İK birimi tarafından duyurularak faaliyetine başlar.
Etik Üst Kurulunun Görev ve Sorumlulukları:
Etik Üst Kurulunun Görev ve Sorumlulukları:
· Holdingde etik kuralların ihlal edildiğine dair şikâyet ve ihbarları soruşturmak,
· Şirket Etik Kurullarından yönlendirilen ve çözüme kavuşturulamamış etik kural ihlallerini karara bağlamak veya bağlatmak,
Grup şirketleri ile ilgili etik kural ihlal bildirimleri Etik Üst Kuruluna doğrudan yapıldığı takdirde, ihlal bildirimlerini şirket etik kurullarına yönlendirmek
· Soruşturulan etik kural ihlallerini karara bağlamak veya bağlatmak,
· Etik kuralların uygulamasına yönelik görüş ve önerilerde bulunmak,
· Erciyes Anadolu Holding Etik Kuralları kapsamında danışma amacıyla yapılan başvurulara cevap vermek,
· Etik kuralların, yasal düzenlemeler ile uyumlu olmasını sağlamak,
· Çalışanları etik kurallar hakkında bilgilendirmek, politika ve kuralların anlaşılırlığının sağlanması amacıyla çalışanlarla sürekli iletişim halinde olmak,
· Holdingde işe başlayanlar ve tüm çalışanların etik kuralları okumasını, bu konuda bilgilendirilmelerini sağlamak.